Stanowisko pracy wpływa na sposób myślenia
Nieuporządkowane dokumenty, pliki i narzędzia zwiększają liczbę drobnych decyzji. Każde szukanie przerywa koncentrację i wydłuża wykonanie zadania.
Organizacja miejsca pracy obejmuje zarówno biurko, jak i pulpit komputera, katalogi, skrzynkę pocztową oraz osobistą bazę informacji.
- DokumentyJednoznaczne miejsce dla materiałów aktywnych i archiwalnych.
- PlikiCzytelne nazwy i ograniczona liczba poziomów katalogów.
- PocztaReguły przetwarzania zamiast przechowywania wszystkiego w skrzynce.
- PIMCentralny zapis terminów, kontaktów, notatek i zadań.
Pięć kroków metody 5S
Metoda 5S wywodzi się z organizacji produkcji, ale jej logika sprawdza się również w pracy biurowej. Najpierw oddziela się rzeczy potrzebne od zbędnych, następnie ustala miejsce, standard i sposób utrzymania porządku.
W środowisku cyfrowym oznacza to usuwanie duplikatów, ujednolicenie nazw, regularne archiwizowanie oraz prostą procedurę odkładania informacji.
Krok
Selekcja — usuń elementy niepotrzebne w bieżącej pracy.
Krok
Systematyka — nadaj każdej informacji jedno właściwe miejsce.
Krok
Sprzątanie — regularnie usuwaj błędy, duplikaty i materiały tymczasowe.
Krok
Standaryzacja — ustal nazwy, reguły oraz wspólny sposób zapisu.
Krok
Samodyscyplina — utrzymuj standard podczas codziennej pracy.
Porządek informacyjny w praktyce
Program PIM może wspierać 5S, jeżeli ma jasne kategorie i szybkie wyszukiwanie. Nie zastąpi jednak decyzji użytkownika o tym, co warto zachować i jak często przeglądać zgromadzone dane.
Najlepszy system jest wystarczająco prosty, aby stosować go codziennie. Zbyt skomplikowana klasyfikacja sama staje się kolejnym źródłem straty czasu.
Porządek nie jest jednorazowym projektem. To powtarzalny sposób odkładania informacji od razu tam, gdzie będzie później szukana.